Unsere Empfehlung: Datenbank mit Akten- und Registerzeichen.

Akten- und Registerzeichen: eine Einführung

Zum Zwecke der Registratur und Unterscheidung werden die von einer Behörde in einer bestimmten Sache gesammelten Schriftstücke – die Akten – mit einem Aktenzeichen versehen.

So trägt beispielsweise der berühmte »Sirius-Fall« das Aktenzeichen »1 StR 168/83«. Daraus ist ersichtlich, daß der Fall im Jahr 1983 bei Gericht eingegangen ist, und zwar als die 168. Sache. Das Kürzel »StR« verweist auf das am BGH geführte Revisionsregister. Der Fall betrifft also eine Revision in Strafsachen. Diese wurde – das läßt die erste Ziffer erkennen – vom 1. Strafsenat entschieden. Der Tag des Urteils – es ist der 5. Juli 1983 – kann aus dem Aktenzeichen hingegen nicht ersehen werden.

Oftmals werden die Begriffe »Aktenzeichen« und »Registerzeichen« synonym gebraucht. Zweckmäßiger ist es, wie folgt zu unterschieden: als Aktenzeichen sollte die Gesamtheit aller vier Informationsblöcke (z.B.: 1 StR 168/83) verstanden werden, als Registerzeichen hingegen nur der auf das zugrundeliegende Register verweisende Teil (im Sirius-Fall: StR).

 
Beispiel

An einem Urteil des Bundesgerichtshofs (BGH) in Zivilsachen soll das nochmals erläutert werden:

Der erste Informationsblock wird zumeist in arabischen Ziffern angegeben, beim BGH in Zivilsachen hingegen in römischen Ziffern. Dieser Teil kann – je nach Register und Behörde – auch fehlen. Ob ferner der Spruchkörper eines Gerichts als Senat, Kammer oder anders bezeichnet wird, ergibt sich aus den Verfahrensvorschriften: bei den Landgerichten werden gemäß §§ 60, 78a, 93 GVG Kammern gebildet (Zivil-, Straf- und Strafvollstreckungskammern sowie Kammern für Handelssachen), bei den Oberlandesgerichten und beim Bundesgerichtshof gem. § 116, 130, 132 GVG hingegen Senate. Ähnliches gilt für andere Gerichte (vgl. z.B. die Vorschriften des ArbGG).

Der zweite Informationsblock enthält die sogenannten Registerbuchstaben: nach interner Nomenklatur des BGH bezeichnet »ZR« das Register, in welchem Revisionen in Zivilsachen und Berufungen in Patentnichtigkeitsverfahren verzeichnet und geführt werden. Läge statt dessen das Aktenzeichen »1 S 12/87« vor und wüßte man, daß die Sache vor dem Landgericht verhandelt wurde, so stünde das Registerzeichen »S« für die bei den Landgerichten geführten Register für Berufungen in Zivilsachen, das Registerzeichen »O« wiederum, in irgendeiner anderen Sache des LG, würde das Register für allgemeine Zivilsachen erster Instanz bezeichnen und so weiter.

Der dritte Informationsblock sodann ist die laufende Nummer des (Haupt-)Registers: Streitigkeiten, die bei der Geschäftsstelle des BGH (oder der eines anderen Gerichts) eingehen, werden dort einfach der Reihe nach numeriert.

Als vierten und meistens letzten Informationsblock notiert die Geschäftsstelle zugleich das Jahr des Eingangs der Sache.

 
Abweichungen vom oben dargestellten Schema

Je nachdem, welchen Lauf eine Sache nimmt (ob also etwa vor Gericht Teilurteil und Schlußurteil ergeht oder Vorlagebeschluß und Sachentscheidung), je nach den Besonderheiten eines Verfahrens also, kann das Aktenzeichen durch Zusätze erweitert sein.

Ergehen etwa beim Bundesarbeitsgericht in einem Verfahren mehrere Entscheidungen, so ist dem Aktenzeichen in Klammern und in alphabetischer Reihenfolge ein Großbuchstabe anzufügen.

Beispiel:	Teilurteil	3 AZR 31/99 (A)
	Schlußurteil	3 AZR 31/99 (B)

Andere Zusätze wiederum machen besondere Verfahren kenntlich. So steht der Zusatz »Kart.« für Kartellsachen; der Zusatz bei Strafsachen vor der Großen Strafkammer lautet »KLs«.

 
Weitere Abwandlungen

Weitere Abwandlungen erfährt unser Ausgangsschema, wenn bei Gericht zusätzlich zu den Registerzeichen Zeichen für einzelne Sachgebiete bestehen, wenn das Gericht durch einen eigenen Buchstaben bezeichnet oder der Wechsel der Zuständigkeit eines Spruchkörpers im Aktenzeichen kenntlich gemacht wird.

All dies läßt sich am Aktenzeichen »B 7/1 SF 1/00 R« des Bundessozialgerichts verdeutlichen:

Das Aktenzeichen wird gebildet aus

1. dem Großbuchstaben B, für Bundessozialgericht;
    
2. der Nummer des zuständigen Senats (1 bis 13): sind, wie hier, zwei Ziffern durch Schrägstrich verbunden, so steht vor dem Schrägstrich der nunmehr zuständige (hier: 7.) Senat, nach dem Schrägstrich der früher zuständige (hier: 1.) Senat;
    
3. der Sachgebietsbezeichnung (ein oder zwei Großbuchstaben);
    
4. der laufenden Nummer im maßgeblichen Register;
    
5. den beiden letzten Zahlen der Jahreszahl (Eingang der Sache bei Gericht);
    
6. ggf. (nicht aber im Beispiel) der weiteren Untergliederung nach Sachgebieten (z.B. ist das Sachgebiet »KN«, für knappschaftliche Streitigkeiten, weiter untergliedert in Unfallversicherung »U«, Krankenversicherung »KR« und Pflegeversicherung »P«);
    
7. der Bezeichnung des Registers (hier: Revisionsregister »R«).
    

 
Die verschiedenen Register

Aus den obigen Ausführungen wird bereits deutlich, daß nicht nur für Urteile und Beschlüsse seitens der Gerichte Register geführt werden. Insbesondere die Amtsgerichte führen viele weitere Register zur Vereinfachung, Ordnung und Sicherheit des Rechtsverkehrs.

Zu nennen sind vor allem Handelsregister, Vereinsregister, Gewerbe- bzw. Gewerbezentralregister, Genossenschaftsregister, Melderegister, Dienstregister, das Bundeszentralregister (früher: Strafregister), Güterrechtsregister, aber auch das Grundbuch (ein Liegenschaftsregister), gesonderte Hypothekenbücher, Binnenschiffs- und allgemeine Schiffsregister, Schiffsbauregister oder Register für Pfandrechte an Luftfahrzeugen (Luftfahrzeugpfandrechtsregister).

Auch diese Bücher und Verzeichnisse sind durch besondere Registerzeichen gekennzeichnet. Das Registerzeichen »BSR« verweist auf das beim Amtsgericht geführte Binnenschiffsregister, »GnR« auf das Genossenschaftsregister, »HRA« und »HRB« auf das Handelsregister, »BZR« meint das Bundeszentralregister und so fort.

 
Aktenordnungen als verwaltungsinterne Klassifikationen

Die Klassifikation der Registerzeichen geht grundlegend zurück auf die sog. Aktenordnung vom 28. November 1934, einem Runderlaß (= Ministerialerlaß) des Preußischen Justizministeriums.

Die Vergabe gerichtlicher Registerzeichen gehört zum Bereich der Justizverwaltung und fällt damit überwiegend in die Zuständigkeit der Länder.

Register- und Aktenzeichen der Bundesgerichte, für die das Bundesministerium der Justiz verantwortlich ist, finden sich in Anweisungen wie etwa der »Anweisung für die Verwaltung des Schriftguts in Rechtssachen bei den Geschäftsstellen des Bundesgerichtshofs und der Bundesanwaltschaft beim Bundesgerichtshof«.

Auch auf Ebene der Länder werden die Regelungen der Register- und Aktenzeichen im allgemeinen nicht gesetzlich niedergelegt. Für die ordentlichen Gerichte und die Staatsanwaltschaften können diese zum großen Teil den Aktenordnungen entnommen werden, welche in aller Regel als Verwaltungsvorschriften erlassen werden.

Für die Verwaltungs-, Arbeits-, Sozial- und Finanzgerichtsbarkeit bestehen zumeist eigene Vorschriften, so beispielsweise in Niedersachsen die »Aktenordnung für die Arbeitsgerichtsbarkeit« (Runderlaß vom 14.02.1996, Nds. MBl. S. 333) oder in Baden-Württemberg die »Aktenordnung für die Geschäftsstellen der Gerichte der Verwaltungsgerichtsbarkeit« (AktO-VG), die »Anweisung für die Verwaltung des Schriftguts bei den Geschäftsstellen der Gerichte der Sozialgerichtsbarkeit« (AktO-SG) sowie die »Aktenordnung für den Unterstützungsbereich des Finanzgerichts« (AktO-FG). Beim Bundesarbeitsgericht wiederum richtet sich die Verwaltung der Registerzeichen nach dessen Geschäftsstellenordnung.

 
Der Nutzen einer solchen Nomenklatur

Nun mag man sich fragen, welchen Nutzen ein solch ausgeklügeltes System wirklich bringt.

Dazu wurde bereits ausgeführt, daß die Register den Bedürfnissen des modernen Rechtsverkehrs entsprechen. So genießt z. B. das Handelsregister über § 15 HGB öffentlichen Glauben – ähnlich wie das Grundbuch durch die §§ 891, 892 BGB – und dient damit der Sicherheit und Leichtigkeit des Rechtsverkehrs.

Hinzu kommt, daß eine sorgfältige Registrierung für die Verwaltung erhebliche Arbeitserleichterung bedeutet. Sollten Sie in einer bestimmten Sache bei Gericht anrufen, so brauchen Sie der Zentrale nur das Aktenzeichen zu nennen, um sofort an den richtigen Ansprechpartner vermittelt zu werden.

Alle modernen Entscheidungsdatenbanken lassen daher die Suche nach Aktenzeichen zu. Ist Ihnen dieses und das Gericht, welches über die Sache entschieden hat, bekannt, so liegt die von Ihnen gesuchte Entscheidung eindeutig fest. Ist Ihnen nur das Aktenzeichen bekannt, läßt sich die Zahl der in Betracht kommenden Entscheidungen bereits erheblich eingrenzen. Bei Suche nach dem Aktenzeichen »1 Ns 14/99« würden Sie eben die Entscheidungen aller Landgerichte erhalten, auf die dieses Aktenzeichen paßt (1. Strafkammer, 14. Sache aus dem Jahr 1999). Bei 115 Landgerichten können das zwar immerhin 115 Entscheidungen sein, wenn Ihnen aber nur ein wenig mehr an Information über den gesuchten Fall zur Verfügung steht, haben Sie das Gesuchte schon gefunden.

 
Verzeichnisse aller Akten- und Registerzeichen

Möchten Sie die Bedeutung eines bestimmten Akten- oder Registerzeichens erfahren, so können Sie auf unsere hierfür erstellte Datenbank frei zugreifen. Diese Datenbank enthält allerdings keine Entscheidungstexte, sie dient nur der Analyse von Akten- und Registerzeichen. Einige wenige, aber häufig interessierende Registerzeichen haben wir in einer kleinen Übersicht zusammengefaßt.

Die häufigsten Registerzeichen der ordentlichen Gerichte und Behörden sowie die Registerzeichen des BVerfG sind überdies als Anlage im Schönfelder abgedruckt. Auf unsere Anregung vom 14. Dezember 2003 hin, teilte uns der C. H. Beck Verlag mit Schreiben vom 21. Januar 2004 mit, daß man dem Lektorat des Sartorius die Aufnahme der Registerzeichen der Verwaltungs- und Sondergerichtsbarkeit in das Loseblattwerk empfohlen habe.